1  Promisunea noastra privind protecţia datelor

Ne propunem să cream o cultură unde fiecare angajat Vodafone este conştient de importanţa protecţiei confidenţialităţii datelor personale şi de cum trebuie să se asigure că aceasta este respectată în mod corespunzător.

Promisiunea noastră privind protecţia datelor stabileşte principiile ce guvernează modul în care abordăm protecţia datelor şi în care comunicăm cu angajaţii, partenerii şi terţii în legătură cu aspecte relevante precum conceperea produselor astfel încât să asigure protecţia datelor şi respectarea legii.

Principiile Vodafone în ceea ce privește protecţia datelor sunt următoarele:

Cum operăm

• Responsabilitate: avem responsabilitatea de a respecta aceste principii de protecţie a datelor în cadrul  Vodafone, inclusiv atunci când lucrăm cu partenerii și furnizorii noștri. Am definit reguli şi proceduri clare pentru protecţia datelor ,monitorizăm și impunem respectarea acestor principii. 

• Echitate și legalitate: respectăm legislaţia  privind  protecţia datelor și acţionăm în mod integru și echitabil. Comunicăm constant  cu autorităţile de reglementare, factori de decizie politică și formatori de opinie pentru o legislaţie și standarde de protecţie a datelor cât mai relevante.

• Deschidere și onestitate: comunicăm în mod clar în legătură cu măsurile pe care le adoptăm și care pot avea impact asupra protecţiei datelor, ne asigurăm că ceea ce facem reflectă ceea ce declarăm și suntem deschiși să primim feedback în legătură cu măsurile luate. 

• Alegere și acces: le oferim oamenilor posibilitatea de a face alegeri simple și semnificative în legătură cu protecţia datelor lor și le permitem persoanelor, atunci când este cazul, să își acceseze, actualizeze sau șteargă datele cu caracter personal.

Cum gestionăm şi protejăm datele cu caracter personal

• Gestionarea responsabilă a datelor și limitarea transmiterii acestora: gestionam datele personale în mod adecvat, conform principiilor ce guvernează prelucrarea datelor cu caracter personal. Ne selectăm cu atenţie partenerii care vor participa la prelucrarea datelor cu caracter personal și limităm transmiterea datelor cu caracter personal către respectivii parteneri, conform procedurii de prelucrare a datelor cu caracter personal, a autorizării acordate de angajaţi .

• Garanţii de securitate: implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecţia datelor cu caracter personal împotriva accesului, utilizării, modificării neautorizate sau pierderii. 

Cum concepem produsele şi serviciile

• Privacy by Design (Integrarea principiilor şi procedurilor de protecţie a datelor în conceptul de produs): respectarea protecţiei datelor constituie o componentă cheie în cadrul procesului de design, dezvoltare și livrare a produselor și serviciilor noastre.

Cum luăm decizii

• Echilibru: atunci când este necesar  să asigurăm un echilibru între drepturile cu privire la  protecţia datelor şi alte obligaţii impuse de legislaţie într-o societate liberă şi sigură, luăm măsuri pentru diminuarea impactului asupra protecţiei datelor cu caracter personal.

2 Cine suntem

Vodafone Shared Services Romania S.R.L., societate membră a Grupului Vodafone, este calificată ca operator de date în relaţia cu datele cu caracter personal ale angajaţilor săi.

Sediul nostru social este situat București, str. Oltenitei, nr. 2, Cladirea City Offices, et 3,sector 2 .Suntem înregistraţi în România sub nr. J40/5043/2014

3 Definitii

În acest document privind protecţia datelor:

• „noi/al nostru/Vodafone” înseamnă Shared Services Romania S.R.L.,
• „terţă parte” înseamnă altcineva în afară de  persoana vizata, operator sau persoana imputernicita de Grupul Vodafone
•  „Grupul Vodafone” înseamnă Vodafone Group Plc și orice societate sau altă organizaţie în care Vodafone Group Plc deţine cel puţin 50% din capitalul social.

Mai departe, am dori sa evidentiem cei mai importanti termeni de protectie a datelor :

• „Date cu caracter personal” : orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale
• „GDPR” înseamnă Regulamentul UE nr. 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulaţie a acestor date;
• „Operator” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica,angentia sau alt organism care , singur sau impreuna cu altele stabileste scopurile s mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;atunci cand scopurile si mijloacele prelucrarii sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile speifice ptr desemnarea acestuia pot fi prevazute in dreptul Uniunii sai in dreptul intern;
• „Prelucrare”  înseamnă orice operaţiune realizată de noi în legătură cu datele dvs. cu caracter personal (de ex., colectarea, stocarea, utilizarea, transferul, ștergerea etc.).  
• „Persoane împuternicite de operator” înseamnă orice entitate care actionează în conformitate cu instructiunile Vodafone si în numele sau și prelucrează date cu caracter personal exclusiv în conformitate cu scopurile și mijloacele prestabilite de Vodafone.

4 Elemente introductive

4.1 Datele cu caracter personal pe care le colectam

4.1.1 Vodafone va prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal in baza urmatoarelor temeiuri:

1. Interesul comercial legitim al Vodafone. Atunci când candidati pentru un post la Vodafone, ne comunicati datele dumneavoastra cu caracter personal și sunteti de acord că putem utiliza aceste date pentru evaluarea cererii dumneavoastra, pentru desfasurarea aplicatiei dumneavoastra pentru post, pe parcursul procesului de recrutare, adoptarea unei decizii în legătură cu măsura în care sunteti potrivit pentru post și deasemenea pentru a vă contacta pe parcursul procesului de recrutare ;Prin acceptarea ofertei noastre, confirmați că Vodafone efectuează verificări ale antecedentelor de securitate pe baza interesului/executării sale legitime a contractului de muncă. În timpul acestor verificări, Vodafone prelucrează datele indicate în secțiunea 4.1.3 -2. Scopul verificării antecedentelor de securitate este de a se asigura că nu există niciun motiv pentru descalificare sau conflict de interese, în plus pentru a vedea dacă este îndeplinită fiecare condiție necesară pentru rol. Luăm în considerare toate legile aplicabile privind protecția datelor și politica noastră internă atunci când efectuăm verificări ale antecedentelor de securitate.
2. Pentru înscrierea sau executarea unui contract este posibil să vă cerem să furnizați informații cu caracter personal necesare pentru a încheia un contract de muncă cu compania Vodafone la care aplicați
3. Consimțământul pe care îl acordați.  Vă putem solicita să ne comunicati  anumite date în mod voluntar, inclusiv, de exemplu, grupa de vârstă și sexul. Vă puteti retrage oricând consimtământul prin editarea profilului dumneavoastra de candidat. În cazul în care ați consimțit, este posibil să solicităm referințe de la angajatorii dumneavoastră anteriori. Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment. Cu toate acestea, retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării pe baza consimțământului înainte de retragerea sa.
4. Conformarea cu legea, atunci când sunt necesare anumite informatii pentru îndeplinirea unei cerinte legale sau de reglementare

4.1.2 Cum colectam informatii despre dumneavoastra

Colectăm de la dumneavoastra datele cu caracter personal atunci când vă declarati interesul general pentru o carieră in Vodafone sau vă depuneti candidatura pentru un anumit post in cadrul Vodafone.

Unele dintre informațiile pe care le colectăm despre dumneavoastră sunt necesare pentru a face o evaluare cu privire la cererea dumneavoastră catre Vodafone și a vă informa despre progresul dumneavoastră in procesul de recrutare, de exemplu, numărul de telefon, adresa de e-mail, CV. Dacă nu furnizați aceste informații, atunci nu vom putea să vă evaluăm cererea sau să vă contactăm pentru a vă invita la un interviu, pentru a lua note despre dumneavoastră in timpul interviului sau pentru a vă face o ofertă.

Putem colecta informații despre dumneavoastră de la agențiile de recrutare sau de pe internet, unde ați făcut publice aceste informații, de exemplu, am putea găsi profilul pe LinkedIn și să vă contactăm cu privire la rolurile potrivite.

4.1.3 Tipuri de date cu caracter personal pe care le colectăm

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

1. Detalii personale ale candidatului: cum ar fi numele, adresa personală de e-mail, adresa de domiciliu, data nașterii / vârsta, sexul, numărul de telefon, studiile, datele de contact pentru locul de muncă actual / anterior, precum și functiile detinute anterior / în prezent;

2. Informatii despre procesul de recrutare: cum ar fi formularul de candidatură  (site-ul web și hârtie), CV, note de interviu ale candidaților care au reușit, note de interviu ale candidaților care nu au reușit, interviuri video, rezultate ale testelor psihometrice, certificat de eliberare a poliției (în cazul în care este necesar pentru rolul pe care l-ați solicitat în în conformitate cu politica noastră internă), nivelurile educaționale, calificările, înregistrările de pregătire postuniversitară și profesională, limbi vorbite și dovada competenței lingvistice, referințe de la angajatorul anterior, informații financiare deținute public, informații cu privire la orice potențial conflict de interese, orice informații disponibile în mass-media (ziar, internet etc.);

3. Informații privind diversitatea, cum ar fi grupa de vârstă, sexul sau naționalitatea;

4. Informații privind salariul și plata, cum ar fi securitatea socială și numărul de identificare fiscală, evidența plății, detaliile bancare, detaliile referințelor fiscale;

5. Securitatea la locul de muncă, cum ar fi filmările CCTV la fața locului,

6. Informatii despre candidatii interni: cum ar fi recomandări din partea Vodafone (inclusiv prin personalul intern), note de interviuri, transfer sau promovare interna, documente referitoare la planuri de succesiune pe rol;

7. Informatii de identificare, cum ar fi o dovada a identitatii; 

8. Infomatii de autentificare, nume de utilizator si parola pentru portalul de recrutare;

9. Cookie-uri,  cum ar fi cookie-urile de performanta si de functionalitate.

De asemenea, putem prelucra date sensibile cu caracter personal in legatura cu dumneavoastra, dar numai dacă acest lucru este strict necesar pentru a evalua masura in care sunteti potrivit pentru postul pentru care candidati. De exemplu: 

• putem colecta evidențe de condamnare penală sau dreptul de a lucra în țara în care aplicati în scopul de a efectua controale de securitate în cazul în care este prevăzut in legislatia locala; 
• putem colecta informații cum ar fi etnia, rasa, dar numai în cazul în care aceasta este impusă de lege sau avem consimțământul dumneavoastră explicit pentru a procesa aceste informații.

4.2 Cum utilizam datele dumneavoastra cu caracter personal

Prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal  pentru:

• Recrutarea persoanelor în locuri de muncă, informațiile pe care ni le furnizați vor fi împărtășite cu Compania Vodafone la care aplicați pentru a evalua și avansa cererea dvs. de locuri de muncă și pentru a face orice verificări cerute de legislația locală. Dacă aplicați pentru mai multe posturi vacante, informațiile dvs. vor fi partajate cu fiecare companie Vodafone unde ați depus cererea;
• Evolutia candidaturii dumneavoastra: avem dreptul să utilizăm datele dumneavoastra în acest scop pentru că avem nevoie să vă evaluăm pe dumneavoastra și candidatura depusa înainte de încheierea unui contract de muncă (art. 6 alin. 1 lit. b teza 2 din GDPR) dar și pentru a ne asigura că sunteti potrivit pentru rol (art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR);
• Evaluarea performantelor și evolutiei dumneavoastra, în perioada în care sunteti angajat la noi: ne asiguram intotdeauna ca realizăm o evaluare corespunzătoare și corectă a angajatilor nostri, prin urmare putem utiliza unele informatii furnizate (sau generate)  în cadrul procesului de recrutare, pentru a evalua progresul și performantele dumneavoastra în cadrul organizatiei noastre (art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR). Cu toate acestea, în niciun caz nu vom utiliza în acest scop recomandările de la foștii angajatorii sau alte date sensibile cu caracter personal pe care ni le-ati comunicat ca parte a candidaturii dumneavoastra.
• Identificarea de resurse umane pentru diverse posturi: dacă va declarati interesul general de ava angaja la Vodafone, informațiile pe care le furnizați vor fi păstrate de noi și căutate de persoanele angajate de Vodafone pentru a ne ajuta să ocupăm viitoarele posturi vacante. Dacă solicitați o anumită post vacant și nu reușiți, informațiile pe care ni le furnizați vor fi păstrate astfel încât să vă putem considera viitoare posturi vacante adecvate – dar numai în cazul în care am colectat consimțământul dvs. în acest sens;.
• Crearea unui dosar de angajat. In cazul în care candidatura dumneavoastra a fost acceptată, informatiile pe care le furnizati în cadrul procesului de recrutare vor face parte din dosarul dumneavoastra de angajat și vor fi utilizate pentru administrarea raporturilor de muncă și gestionarea carierei  dumneavoastra la Vodafone;
• Contactarea dumneavoastră pentru alte roluri, în cazul în care v-am colectat consimțământul pentru a face acest lucru
• Analize si raportari. Putem folosi unele dintre informațiile personale pe care le furnizați in diverse scopuri de raportare, inclusiv, de exemplu, in obiectivele noastre privind diversitatea sau tipul de candidați și volumele de aplicații făcute la Vodafone și tendințele conexe-nu veți fi personal identificate din aceste rapoarte.
• Screening (alegerea in baza unor criterii predefinite).  Atunci când este impus de lege sau pentru a încheia un contract vom lua automat o decizie cu privire la caracterul adecvat al cererii dumneavoastră pe baza anumitor criterii cum ar fi calificările dumneavoastră. De exemplu, absolvenții trebuie să aiba competențe de limba engleză și  diploma universitara pentru a fi luati în considerare pentru un rol la Vodafone, sau, in functie de rol, să poată lucra la sfârșit de săptămână și de sărbătorile naționale. Vă vom aduce la cunostinta acest aspect de fiecare data  cand colectăm informații cu caracter personal pentru a lua o decizie cu privire la dumneavoastră, decizie pe care aveti dreptul de a o contesta  (a se vedea 5. Drepturile dumneavoastră);
• Cookies. Utilizăm cookie-uri care sunt strict necesare pentru funcționarea site-ului de cariere și putem folosi cookie-uri pentru a înțelege modul în care utilizați site-ul nostru de recrutare și modul în care putem îmbunătăți experiența clienților, în cazul în care avem permisiunea dumneavoastră de a face acest lucru.

4.3 Catre cine transmitem date cu caracter personal

Putem transmite datele cu caracter personal catre: 

• Alte companii din grupul Vodafone, care vor procesa informatiile dumneavoastra personale exclusiv si numai in scopurile de la sectiunea 4.1.4; 
• Terte parti, cum ar fi agentii de recrutare, furnizori de teste si altii care ne ajuta sa completam posturile vacante si sa evaluam candidații potriviti si stadiul procesului de recrutare. În cazul în care utilizăm terți, Vodafone se asigură că există cu acestia un acord scris și că îndeplinesc aceleași standarde de confidențialitate și de securitate ca și Vodafone; 
• Agențiile de aplicare a legii, organele guvernamentale, organizațiile de reglementare, instanțele judecătorești sau alte autorități publice dacă trebuie sau suntem autorizați prin lege; 
• O terță parte sau un organism în cazul în care această divulgare este necesară pentru a satisface aplicabilitatea legii, sau alte cerințe legale sau de reglementare.

4.4 Unde prelucram datele cu caracter personal

În scopul celor menționate anterior, este posibil să fie necesar transferul datelor cu caracter personal către o societate din Grupul Vodafone sau o terță parte situată (sau ale cărei servere pot fi situate) în țări din afara celei in care ati aplicat, inclusiv in afara Spațiului Economic European (SEE).

În cazul în care transmitem datele cu caracter personal într-o ţară care nu se află în SEE, ne vom asigura ca exista o baza legala pentru un astfel de transfer si ca datele personale sunt protejate in mod adecvat,  conform cerintelor legii, de exemplu prin utilizarea acordurilor standard aprobate de autorităţile competente și solicitând să se ia măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare pentru protejarea acestor date.

Va rugam sa contactati echipa locala de Privacy daca doriti sa aflati mai multe informatii asupra modului in care asiguram respectarea obligatiilor legale privind transferul international de date. Datele de contact sunt disponibile in sectiunea 6 – Date de contact – a acestui document.

4.5 Cat timp pastram datele cu caracter personal

Vom păstra datele dumneavoastra cu caracter personal atât timp cât este necesar conform prevederilor legale si în scopurile declarate mai sus. Daca procesul de recrutare s-a incheiat cu success si deveniti angajat Vodafone, vom pastra datele dumneavoastra pe toata durata derularii relatiilor de munca. Daca nu ati obtinut un rol in Vodafone, vom pastra informatiile dumneavoastra timp de 3 ani, pentru a putea raspunde unor solicitari sau actiuni intreprinse de dumneavoastra referitoare la aplicatia depusa la Vodafone.

Va vom contacta in legatura cu viitoare posturi ce va pot interesa, dar doar daca v-ati dat consimtamantul. Consimtamantul se poate retrage oricand prin editarea profilului de candidat.

Ulterior, vom anonimiza informațiile dumneavoastră în conformitate cu politica noastră de retentie și putem păstra aceste înregistrări, anonime, pentru a monitoriza eficiența procesului nostru de recrutare. De exemplu, putem crea rapoarte pentru a înțelege ce naționalități au aplicat pentru rolurile cu Vodafone în ultimele 12 luni – nu veți fi identificabili în aceste rapoarte.

5 Drepturile dumneavoastra

1. Dreptul de rectificare sau actualizare a datelor: aveti dreptul la actualizarea datelor pe care le deţinem, dacă acestea nu sunt exacte. Dacă informaţia păstrata în sistemele de resurse umane necesita actualizare sau credeți că pot fi incorecte, puteți să vă actualizați informațiile în profilul candidatului.

2. Dreptul de acces:  Aveți dreptul de a solicita o copie a informațiilor personale pe care le procesăm despre dvs. Pentru a obţine o copie a datelor dumneavoastra cu caracter personal pe care le deţinem, ne puteti contacta la adresa askhrromania@vodafone.com

3. Dreptul la opoziţie: aveti dreptul, în ceea ce privește datele pe care le prelucrăm în baza interesului nostru legitim, de a va opune la prelucrarea de către Vodafone a datelor  dumneavoastra cu caracter personal, de exemplu sa folosim informațiile dumneavoastră de contact pentru a vă contacta cu privire la alte roluri la Vodafone. Puteti modifica datele candidaturii sau profilul de candidat, sau va puteti retrage aplicatia.  Daca doriti sa formulati o alta obiectie, va rugam sa ne contactati la adresa askhrromania@vodafone.com.

4. Dreptul de a contesta o decizie automata: aveti dreptul de a obtine interventia umana si de a contesta o decizie automata care a fost facuta in privinta dumneavoastra. Puteți contesta o decizie contactandu-ne la askhrromania@vodafone.com.

5. Dreptul de ștergere: ne puteti contacta în orice moment pentru a solicita ștergerea datelor dumneavoastra, in urmatoarele situatii:

   1. datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în scopurile pentru care au fost colectate și prelucrate; 

   2. v-ati retras consimţământul pentru prelucrarea în continuare a datelor cu caracter personal (doar în legătură cu datele prelucrate în baza unui astfel de temei) și nu mai putem prelucra aceste date pe baza altor temeiuri (de ex., conform legii, atunci când este vorba despre date care trebuie păstrate în mod obligatoriu o anumită perioadă de timp, Vodafone are un interes legitim să păstreze acele date în scopul de a apăra un drept legitim, etc.);

Puteti trimite o cerere de stergere a datelor dumneavoastra cu caracter personal la adresa askhrromania@vodafone.com

• Dreptul de restricţionare a folosirii datelor cu caracter personal: puteti solicita ca anumite date cu caracter personal să fie marcate ca restricţionate pe durata prelucrării sesizărilor cu privire la exactitatea, actualitatea datelor sale și legalitatea prelucrării acestora și atunci când, deși Vodafone nu mai are nevoie de datele acestuia, trebuie să le păstreze în vederea constatării, exercitării sau apărării unui drept în justiţie. Pentru restricţionarea prelucrării datelor, ne puteti contacta la adresa askhrromania@vodafone.com.
• Dreptul la portabilitatea datelor: In anumite circumstante, aveti dreptul sa obtineti transferul datelor dumneavoastra cu caracter personal. Puteti solicita o copie a acestor informatii la adresa askhrromania@vodafone.com .askhrromania@vodafone.com

6 Modificari ale politicii privind protectia datelor 

Prezenta Politică privind Protecția Datelor este actualizată periodic, astfel încât vă încurajăm să o verificați cu regularitate. Dacă efectuăm o modificare majoră, vom posta acest lucru pe portalul de recrutare pe care îl veți utiliza pentru a vă depune candidatura.

7 Date de contact  

Pentru orice detalii cu privire la cele de mai sus, precum și pentru exercitarea drepturilor individuale ne puteţi contacta mentionand : în atenţia Responsabilului cu Protecţia Datelor la :

• Adresa postala: Cladirea City Office,str. Oltenitei, nr.2, etaj 3, sector 4,  București
• Adresă e-mail: askhrromania@vodafone.com; privacy_vssromania@vodafone.com

Depunem toate eforturile sa va ajutam dar in cazul in care aveti nemultumiri puteti contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal .